Hatalmas ütemben növekszik az online számlázó programok népszerűsége. Az egyéni vállalkozóktól, a könyvelőkön keresztül cégek tízezrei választják az innovatív, ízig-vérig XXI. századi megoldást a nyomtatott számlatömbök helyett. Összegyűjtöttük, miért éri meg jobban egy vállalkozásnak végleg búcsút intenie a kézi számláknak.
A kézi számlázás rendkívül időigényes
A nyomtatott számlatömbök egyik legnagyobb hátránya, hogy rengeteg időt vesz igénybe a bizonylatok megírása. Heti szinten olyan értékes órákat, amelyeket üzleti célokra is fordíthatnánk. Míg egy számlázó programmal a termék- és partneradatbázis segítségével akár néhány másodperc alatt elkészülnek a számlák, addig kézi számlatömbbel ez egy hosszadalmas procedúra.
A modern számlázókkal ráadásul ismétlődő számlák is beállíthatók, így rendszeres ügyfelek esetében a program akár hónapokon, éveken keresztül anélkül készíthet bizonylatokat, hogy azokhoz kiállítóként hozzá kellene nyúlnunk.
Teljesen automatizálható az online adatszolgáltatási kötelezettség
Az online adatszolgáltatási kötelezettség már 2018. július 1-je óta része a vállalkozások mindennapjainak, azonban sokáig csak azokat érintette, akik minimum 100 000 Ft áthárított áfatartalmú számlát állítottak ki más belföldi vállalkozás részére.
- július 1-jén bővült az adatszolgáltatásra kötelezett számlák köre. Minden olyan bizonylatról információt kell szolgáltatni a NAV részére, amely belföldi adóalany számára került kiállításra, áfatartalmától függetlenül.
- január 1-jétől pedig már minden számlát látni fog a NAV, vagyis érinteni fogja az adatszolgáltatás a belföldi és külföldi adóalanyoknak és magányszemélyeknek kiállított bizonylatokat is.
Nyomtatott számlatömbök esetén a számlák tartalmát minden esetben 4 napon belül fel kell vinni a NAV Online számla rendszerébe, amennyiben áfatartalma nem éri el az 500 000 forintot. Ha azt meghaladja, akkor 1 nap áll rendelkezésre.
Mivel ez egy rendkívül időrabló tevékenység, érdemes minimalizálni az erre fordított energiát. Az online számlázó programok erre remek lehetőséget adnak, hiszen többségükben ingyenes funkcióként érhető el a NAV adatszolgáltatás. Ez azt jelenti, hogy a számlázó automatikusan beküldi a kiállított számla adatait az adóhatóságnak. Ehhez mindössze a felhasználónak regisztrálnia kell a NAV Online számla rendszerébe, majd fiókját összekötni számlázó programjával a zavartalan kommunikáció érdekében.
A billingo.hu linkre kattintva még többet megtudhatsz a kötelező adatszolgáltatás zökkenőmentes teljesítéséről.
Időigényes és költséges a kézi számlák kiváltása, kellemetlen a számlatömbök elvesztése
A kézi számlatömb szigorú számadású nyomtatvány, ezért vásárlásának is komoly szabályai vannak.
Ha aláírásra jogosultként vásárolsz számlatömböt, akkor szükséged lesz személyes irataidra, adókártyádra, valamint egy igazolásra, hogy képviseleti joggal rendelkezel.
A kézi számlatömb ráadásul nincs ingyen és ez különösen fontos tényező lehet abban az esetben, ha sok számlát készítesz. Eközben ma már számos olyan program közül válogathatsz, amelyet akár teljesen ingyen használhatsz.
Online számlázó esetén annak sem áll fenn a veszélye, hogy esetleg elhagyod nyomtatványodat. A kézi számlatömb elveszítése ugyanis nem csak sok utánajárással jár, de tetemes bírságot is kiszabhat miatta az adóhatóság. Az eltűnt példányt minden esetben jelenteni kell és amennyiben nem időben teszed, a bírság számlalaponként akár az 500 000 forint is lehet. Még akkor is számíthatsz büntetésre, ha üres nyomtatvány tűnik el, a szankció akár több millió forintra is rúghat.
Sokkal kényelmesebb és könnyebb a könyvelés előkészítése
Online számlázó program használata esetén rengeteg időt nyerhetsz a könyvelés előkészítésén is. A Billingóban például egyedi meghívót küldhetsz a könyvelődnek, így a saját könyvelői fiókjából éri el a számláidat.
Hívogatóbb számlasablonok
A kézi számlatömbök tépett szélű egyen lapjai helyett az online számlázók lehetőséget biztosítanak, hogy megmutasd vállalkozásod arculati elemeit és így bizonylataiddal építsd céged hírnevét. Sokkal jobb eséllyel szerezhetők visszatérő vásárlók, akik örömmel ajánlják vállalkozásodat.
